Utk thres yg sedang galau; problemnya cukup ruwet juga.
Coba kita pilah pilah ya, ada beberapa pihak yg terlibat dalam SO:
1. Anda sendiri
2. Anak buah
3. Manager Retail.
4. Pejabat gudang cabang/auditee?
5. Boss anda.
Kita bahas problem anda dengan anak buah ; ada di problem anda nomor 3, 4, 8 dan 9.
a. Coba buat flowchart /urut urutan dari tugas apa saja yang harus dilakukan seorang auditor( dalam hal ini : anda) secara detail.
b. Bisakah setiap pekerjaan tersebut dibagi bagi menjadi beberapa bagian. Si X mengerjakan apa, Si Y mengerjakan apa, Si Z mengerjakan lainnya.
c. Jika bisa , setiap bagian, anda buatkan Standard Operating Procedure yang sangat detail, sehingga orang yang paling baru pun, -dengan sedikit petunjuk dari anda - jika dia mengikuti SOP tersebut, bisa melakukan tugasnya dengan baik.
d. Jadi akan banyak SOP, dimana hanya anda yang tahu secara keseluruhan (ini penting kalau anda masih mau terus bekerja disitu, anda tidak boleh memberitahukan seluruh pengetahuan anda secara lengkap pada bawahan anda yg gajinya lebih kecil)
e. Untuk program Excel, apa boleh buat, anda harus bekerja keras membuat makro, sehingga anak buah anda hanya mengisi formulir di Excel, seluruh formula komputasi , anda yang buat, dan di lockk!. Hanya anda yg bisa mengubahnya. Dengan upaya seperti ini anda ngga perlu payah payah mengajarkan formula Excel pada orang yang mungkin 3 bulan lagi keluar dari perusahaan.
Dengan Manager Retail.
Anda perlu bicara dengan dia secara terbuka, bahwa tugas anda yg utama bukanlah mencari kesalahan, tetapi lebih pada membenahi kesalahan; dan menemukan kemungkinan kecurangan yang ada pada cabang tersebut, yakinkan dia bahwa sebagai Manager retail berarti dia mendapatkan kepercayaan penuh dari pimpinan perusahaan, tdk mungkin dia melakukan kecurangan dengan mengorbankan reputasinya.
Anda perlu yakinkan dia jika semuanya beres maka tanggung jawab dia sebagai manager retail pada bulan bulan sebelum di audit, sudah selesai tanggung jawabnya.
Jika dia sudah tampak positif dengan pendekatan anda ini, mintalah diberikan auditee yang teliti dan betul betul bisa membantu menemani audit untuk meringankan tanggung jawab beliau.
Jika anda sudah sukses mengaudit di cabang tersebut, anda baru bisa mendiskusikan untuk merapihkan gudang cabang tersebut. Jangan mengkritik atau menyalahkan banyak masalahdi gudang.
Tanyakan pada beliau, apakah rekomendasi untuk merapikan gudang cukup dilaksanakan oleh manager retail beserta teamnya dengan petunjuk dari anda yang akan anda berikan kepada manager tsb secara tertulis, atau anda akan menerjunkan team anda untuk bersama pejabat gudang cabang merapikan stok dan pencatatannya; tapi artinya anda perlu menuliskan laporan saran perbaikan kepada atasan anda karena anda akan menggunakan bawahan anda membantu yg diluar tanggung jawab bagian audit.
Sampaikan ini secara diplomatis, katakan : saya sangat ingin membantu bapak merapihkan gudang tsb, tetapi kalau saya mengirimkan bawahan saya, maka saya harus membuat permohonan kepada atasan, dan pasti akan ditanya mengapa harus terjun membenahi gudang. Dan bahkan bisa bisa saya dan bapak beserta team bapak akan dicurigai 'ada main'.
Tanyakan apa tanggapannya . Saya 90% yakin, dia akan menjawab akan dikerjakan sendiri dengan teamnya; jika sudah seperti ini, maka anda perlu mengatakan bahwa anda berkepentingan juga atas kerapihan gudang, utk kelancaran audit berikutnya oleh karena itu kalau ada kesulitan dalam pelaksanaan persilahkan manager cabang menghubungi anda.
Anda dengan auditee.
Jika cabang tidak memiliki orang khusus untuk meng audit secara internal cabang, maka biasanya auditee dicomot saja dari bagian accounting, dibantu dengan petugas gudang , yg pada saat audit berlangsung, mungkin masih harus bekerja menerima dan mengeluarkan barang; sehingga buat mereka, audit adalah 'tambahan pekerjaan tanpa tambahan reward'.
Coba hal ini juga didiskusikan dengan manager cabang, mungkin dia tidak sadar perintah yang dipikirnya wajar dilakukan anak buah, ditanggapi seperti itu. Kalau dari diskusi pertama dengan manager cabang sdh berhasil meyakinkan dia bahwa audit sangat penting bagi dirinya utk bebas dari tanggung jawab, anda bisa meminta kepada dia apakah bersedia mengadakan acara selametan jika audit telah selesai dilakukan, dan pd saat selametan dia diminta berbicara utk menyampaikan terima kasih kepada auditee dan petugas gudang.
Bagi bawahan, selain gaji , mereka juga butuh penghargaan apalagi pekerjaan tanpa reward seperti auditee.
Dengan atasan.
Kalau atasan anda kurang paham masalah audit, bisa saja terjadi dia belum pernah bekerja pada bagian audit dan terjun langsung seperti anda; mungkin saja dia punya kelebihan keahlian lain yang dianggap perlu bagi perusahaan. Untuk menghadapi boss tanpa inisiatif, lebih mudah daripada boss yang "indecisive" atau tidak mau mengambil keputusan.
Anda lah yang mengajukan inisiatif dan meminta persetujuan beliau.
Dan jangan lupa, anda minta tanda tangan beliau setelah secara lisan beliau setuju.
Karena ada boss yang mau hasil yang baik tapi resiko tidak mau.
Mengenai anda ingin resign atau tidak, itu kembali pada diri anda sendiri.
Kalau anda bisa mendapatkan pekerjaan yang lebih memuaskan keinginan anda , dengan imbalan yang lebih baik; why not?